Interview
行政書士事務所 様
行政書士実務の最前線で生まれた、顧客との信頼を深める「共有」の仕組み。
「URL一つで、進捗が手に取るようにわかる。ITが苦手な方でも安心して使えるシンプルさが、お客様との信頼を支えています。」
—— 行政書士事務所 代表様 インタビュー
解決した課題
行政書士側の悩み
- 案件増に伴う「今どうなっていますか」への対応負担
- メール、電話、SNSに分散する進捗共有の煩雑さ
- 実務（書類作成）を圧迫するコミュニケーションコスト
既存ツールの壁
- 顧客側のアカウント作成・認証が導入の障壁に
- ITリテラシーに関わらず使えるシンプルさの欠如
- 小規模事務所にはオーバースペックな高額ツール
門王の処方箋
「認証不要」をコンセプトにしたプロジェクト進捗共有システムを構築。顧客は専用URLとパスワードだけで、アカウント登録なしに進捗を閲覧できます。
設計・開発のポイント
- 顧客登録ゼロ：URLとパスワードだけで、高齢者や外国人のお客様でも迷わずアクセス可能。
- プロトタイプ開発：要件定義に時間をかけすぎず、早期に動くものを見せることでイメージの乖離を防ぐ。
- 自動通知：ステータス更新時に関係者へ即座にメール通知。連絡漏れを物理的に防ぐ。
- 低コスト運用：特別なサーバー不要。Python(Bottle)+SQLite構成により、一般的な共用レンタルサーバーで安定動作。
インタビュー：解決の舞台裏
—— システム導入を検討された背景を教えてください。
「案件の進捗状況の共有に課題を抱えていました。案件が増えるにつれて、メール、WhatsApp、電話とお客さんが使いやすい媒体に合わせて連絡が必要になり、それぞれの媒体で『今の進捗はどうだ』とチャットで気軽に問い合わせが来る。その対応だけでかなりの時間が取られてしまっていたんです。」
—— 既存のプロジェクト管理ツールは検討されましたか？
「OSSや有料ツールも検討しましたが、ほとんどがメール認証を必要とします。私のお客さんのITリテラシーを考えると、全員にメール認証を強要することは出来ないと感じていました。また、システム開発を業者に頼むと、要件定義だけで予算を使い果たしたり、バグだらけのものが出来上がるのではないかという不安もありました。」
—— 門王にご依頼いただいた決め手は何でしたか。
「noteでの発信内容が信頼できたことと、こちらが漠然としたイメージを言葉で伝えた内容を、すぐにプロトタイプとして実現してくれたことです。要件定義の資料作成に時間をかけず、こちらのイメージをプロトタイプとして提示し、そこから修正を重ねていくという手法はとても安心感がありました。」
—— 導入後、業務にはどのような変化がありましたか。
「行政書士の実務は調査に時間がかかる一方で、クライアントは『すぐにやってほしい』という思いが強い。コミュニケーション不足は不信感に繋がりますが、連絡ばかりしていては実務が進みません。このシステムでお互いに必要なタスクと進捗が見えるようになり、その溝を埋めることができました。」
—— 具体的に「助かった」と感じる場面は？
「情報の共有が遅くなってしまう時ですね。多くの案件を同時進行していると、直接の連絡を忘れてしまうこともあります。システムで管理しておけば、進捗更新とともにメールで自動通知が行われるので、こちらの手間を省きつつ、クライアントにも安心してもらえます。連絡が遅れた時でも、お客様自身で進捗ややるべきことを把握してくれていた時は導入して良かったと実感しました。」
—— 今後追加したい機能などはありますか。
「当事務所の課題として、クライアントの『内容確認行為』の証拠を残したいというのがあります。オンライン契約ツールを導入するほどではないですが、文書等の内容を『確認した』という証拠を残せる機能を追加していきたいですね。」
—— 同じ士業の方へメッセージをお願いします。
「一つの案件に時間がかかり、進捗の共有が大変な方に素直におすすめできます。大量の案件をこなす方も、長い時間をかけて一つの案件を行う方も、どちらでも活用ができるシステムだと思います。」