ゴミ箱の中のメモ帳

まだ見ぬ息子たちへ綴る手記

IDEA HACKS! 今日スグ役立つ仕事のコツと習慣 原尻 淳一(著), 小山 龍介(著)

先に読んだ「整理HACKS!」よりも前に出版されていたのが本書になる。前書が「環境の改善」をターゲットにされたものであり、本書が「思考の改善」をターゲットにされたものであろう。

前書のように本書にも私は大きな影響を受けた。今では習慣となっている「小型ノートを使う」、「持ち歩く」、「メモはすぐ捨てる」と言う考えは本書から大きく影響を受けただろう。「情報は1冊のノートにまとめなさい」も本書に影響を受けたのではないかと思えるほどになる。それ程に基礎的な考えは本書にまとめられている。

IDEA HACKS!

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当時私はメモをするという習慣はあったが、そのメモはどのように保存するか悩んでいた。メモであっても資料であるので、その資料をどう保存、整理しておけばよいか悩んでいた。

だが本書を読んで考えは変わった。どんな資料でも「活用が終わればゴミ」だ。例えば伝言メモにしても、伝言が終わればそれはゴミであるように、どんな資料でもそれが活用されればそれはゴミでしか無い。以後も活用するのであれば資料になりえるが、それはそのメモのままではなく、資料として保存して置かなければ意味がない。

であればそれを書き写して清書するか。そんな無駄なことはない。ノートに時系列に貼り付けていくだけでいいのだ。どんな情報でも時系列に整理すれば難なく見つけられる。ジャンル別に分けてしまうと「何のジャンルだったか」と言うことから考えなければいけないが、「去年の6月頃の資料だった」と言う記憶さえあれば時系列なら探すことが出来る。

とにかく「整理せずに捨てる」、「整理せずに活用する」というのが本書で知れたことだ。



サラリーマンの業務の1割は探しものの時間だとはよく言うが、その探しものの時間を無くすだけで難なく1割の業務効率の改善が出来る。また、「探せない資料は無いのと同じ」と考えると、いかに情報を探すことが重要かわかる。その探す時間を短くするには、時系列のインデックスだけではなく、保存されている情報が少ないことが最も効率が良い。時系列で探して見つからなければそれは捨てられた情報だ。そう考えると無駄に探しまわる必要もなく、さっさと新たに資料をあつめる作業に取り掛かれるだろう。

私は過去に「頼んで3分以内に資料を持ってこれなければいけない」と言うルールを作っていたがそのルールにも直結する考えだろう。3分というのも少々ゆるい時間であるが、日頃から情報を最大で3分以内で探せるようにしとけば整理できていると考えている。

資料を頼んで30分もかけて探しているバカがいるが、その間にどれだけの会社の損失が出るか、相手の寿命をどれだけ奪っているのかということを考えることが出来れば自然に情報の整理は出来るだろう。



私は物を捨てすぎるという感があるが、それは本当に大切な情報だけを残していると考えてもらえると嬉しい。

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