あなたは”事務”という仕事に自身がありますか?
デスクワーク整理術 P1
冒頭がこれで始まっている。
私も事務職で働いているが、事務という仕事に自信があるかどうかより、事務という仕事に自信を持とうと思ったことがない。事務職にありながら、事務というのは仕事に合間に行う作業という認識すら得ていたかもしれない。
この言葉を聞いてハッとした。
私は事務職であるのだから、事務のプロを目指さなければならない。
では事務のプロとはなにか。事務は何を目指すべきなのか。
それが本書で言うところのデスクワーク整理術である。｢整理術｣とあるが、整理術も紹介されているが事務仕事のちょっとしたコツやアイデア、考え方を紹介しているのが本書になる。
例えば封筒を開ける作業について考えてみる。あなたは封書が届いたら、どのように処理するだろうか。
通常は封印の位置をハサミでカットするか、カッターで開いて中身を取り出す。中身を取り出した後の封筒は逆さにして振るか、中を目視で確認して捨ててしまうだろう。
だが、実際に私も経験したことがあるが、小さい紙は静電気で封筒に張り付いていることがある。雇用保険被保険者証が送られてきたことがあるが、あの小さい紙がホチキスやクリップで止められずにそのまま入っていたため、封筒に張り付いたままとなっており危うく捨てかけた。
手紙に内容物の一覧があったために封筒に残っていたことに気がついたが、一覧がなかったり、封筒を捨ててから手紙を確認していたら捨ててしまっていただろう。
だが本書では、封筒が届いたら封筒の3辺を開いて、一枚の上にして中身の確認を行うという。これは著者が特許事務所で働いていたときに身に着けたという。
他にピックアップはしないが、このような事務のコツや整理術がまとめられているのが本書になる。
是非とも、事務に自信がない事務員に読んでほしい。